HubSpotのフォームで受けた問い合わせを営業に届けるには、項目や通知先の設定に加えて、送信後に誰が何をするかまで決めておく必要があります。担当者を自動で割り当てる場合は、担当者の割り当て、ライフサイクルステージの更新、社内通知の順に処理を組みます。フォームの項目は一律に減らさず、営業が対応を判断できる情報を選び、送信数と商談の結果を見て調整します。
HubSpotのフォームを作る前に、何を決めるべきか？
問い合わせの通知が営業に届いても、誰も対応しなければ、送信した人への連絡は遅れます。一方、資料請求やセミナーの申し込みをすべて営業に渡すと、営業がどの相手から連絡すべきか判断しにくくなります。
先に決めたいのは、フォームの見た目ではなく、送信後の対応です。フォームの種類ごとに「受け付ける内容」「対応する人」「次の行動」「対応期限」をそろえると、項目や通知先を選ぶ理由も明らかになります。
問い合わせを受け付ける場合
問い合わせフォームでは、送信者が求めている対応を営業が読み取れるようにします。製品についての相談なのか、見積もりを求めているのか、営業以外の窓口への連絡なのかによって、受け取る人も連絡内容も異なるためです。
例えば、次のようにフォームごとの対応を整理します。これは運用を検討するための例であり、自社の対応方針に合わせて書き換える前提です。
| フォームの種類 | 送信時に把握したいこと | 最初に対応する人 | 送信後の対応 |
|---|---|---|---|
| 問い合わせ | 相談内容、求めている対応、検討状況 | 営業または問い合わせを振り分ける担当者 | 内容を読み、担当者と連絡期限を設定する |
| 資料請求 | 請求した資料、関心のあるテーマ、相談の希望 | マーケティングまたはインサイドセールス | 資料を案内し、営業からの連絡が必要か判断する |
| セミナー申し込み | 申し込んだ企画、参加に必要な情報、相談の希望 | セミナー運営担当者 | 参加に必要な案内を送り、営業への引き継ぎ条件を満たす相手を整理する |
問い合わせの内容を読む人と、実際に連絡する人が異なる場合は、引き継ぎの担当も決めます。「通知を受け取った人が判断する」という書き方だけでは、誰が担当者を割り当てるのかが曖昧になるためです。
資料請求を受け付ける場合
資料請求では、資料を読みたい相手と、営業に相談したい相手を同じ扱いにしない運用を検討します。請求された資料だけでは、送信者が営業からの連絡をどの程度求めているかまで判断できないからです。
資料請求の回答を営業への引き継ぎ条件として使うなら、「相談を希望するか」「どのような課題について調べているか」など、次の対応に使う項目を選びます。回答を得ても対応を変えない項目は、フォームに置く必要があるか検討してください。
セミナーの申し込みを受け付ける場合
セミナーでは、参加に必要な連絡と営業からの連絡を分けて考えます。申し込みを受け付けるための情報と、商談の優先順位を判断するための情報では、利用目的が異なります。
参加案内は運営担当者、個別相談への対応は営業というように、役割を分けて記録します。営業に渡す条件も書いておくと、申し込みが入るたびに担当者同士で判断し直す負担を抑えられます。
少人数でマーケティングと営業を兼ねている場合
同じ人がフォームの管理と営業対応を担う体制でも、「通知を見た」と「連絡した」は分けて扱います。通知メールを開くだけでは、送信者への対応が済んだかを後から追えないためです。
フォームごとに、担当者、連絡期限、対応した内容を残す場所を決めてください。担当者が同じでも、問い合わせと資料請求で次に行うことを分けておけば、対応する順番を判断しやすくなります。
HubSpotのフォームは、どのような手順で作成すべきか？
HubSpotのフォームは、すべての製品と契約で使えます。作成と編集には「Edit forms（フォームの編集）」の権限が必要です。
フォームを新しく作成する際は、標準のドラッグ＆ドロップ式の新しいフォームエディタを使います。既存のフォームには旧エディタで作られたものもあるため、新規作成と既存フォームの修正では、利用できる機能を分けて考えてください。
Step.1：権限と編集対象のフォームを調べる
新しく作成するのか、すでに公開されているフォームを直すのかを整理し、作業するユーザーに「Edit forms」の権限があるかを調べます。既存フォームを直す場合は、そのフォームを使っているページも洗い出してください。
同じフォームを複数のページで使っているなら、項目の変更が各ページの目的に合うかを見ます。問い合わせ向けに追加した質問が、資料請求ページでは答えにくい内容になることも考えられるためです。
Step.2：送信後の対応に必要な項目を配置する
フォームの編集画面で、メールアドレスと、営業や運営担当者が対応に使う項目を配置します。HubSpotでコンタクトを作るにはメールアドレスが必要で、既定では必須項目です。
項目名だけで意図が伝わりにくい質問には、何について答えてほしいのか説明を添えます。「検討状況」という言葉だけで回答を求めるより、何の検討状況を聞いているのかが分かる書き方のほうが、営業も回答を扱いやすくなります。
既定では、HubSpotに登録されていないメールアドレスから送信されると、新しいコンタクトが作成されます。送信件数と新規コンタクト数を同じものとして扱わないようにしてください。
Step.3：通知先と送信後の処理を設定する
フォームの編集画面で、Settings（設定）→ Submission settings（送信設定）を開き、送信通知の受け取り手を設定します。送信後のメールや社内向けの処理が必要な場合は、あわせて自動処理を検討します。
通知先を選ぶ前に、「既存の所有者に知らせるのか」「受付担当に知らせるのか」「新しく担当者を割り当ててから知らせるのか」を区別します。この違いによって、フォームの通知設定だけで対応するか、ワークフローを使うかが変わります。
Step.4：公開して、掲載ページから送信を試す
項目や通知設定を整えたらフォームを公開し、掲載ページから送信を試します。フォーム単体の設定だけでなく、ページ上で質問の意味が伝わるか、利用目的を送信前に読めるか、想定した相手に通知が届くかまで見てください。
フォームの通知設定を変更した場合も、フォームを公開し直します。編集画面で設定を変えただけで作業を終えず、公開後のページを使って送信後の結果を調べるところまでを作業に含めます。
旧エディタのフォームを修正する場合
旧エディタには、すでに情報を取得した項目を別の項目に置き換えるプログレッシブフィールドがあります。この機能は新しいエディタでは使えません。
既存フォームを新しいエディタで作り直す場合は、見た目だけでなく、取得済み情報に応じた質問の扱いも洗い出します。条件ロジックや複数ステップは使い方が異なるため、そのまま置き換えられるとは考えずに進めてください。
営業が対応の優先順位を判断するには、フォームで何を聞くべきか？
項目は、「営業がその回答を使って何を判断するか」から選びます。連絡先として必要な情報と、対応する順番や内容を判断する情報を分けると、追加すべき質問を整理しやすくなります。
「フォームの項目は少ないほどよい」と一律にいえる中立的な根拠はありません。項目を減らしすぎると、営業が対応対象として適しているかや対応の優先順位を判断できず、送信後に同じ相手へ聞き直す必要が生じます。
営業に渡しても、対応する順番を判断できない場合
まず、営業が判断に困っている内容を具体的にします。「情報が足りない」だけでは、項目を増やす理由として不十分です。
例えば、相談内容が分からず連絡の準備ができないなら、課題や問い合わせ内容を聞く項目を検討します。導入時期によって対応を変えるなら、検討時期を聞く質問が候補になります。相談を希望しているかで対応を分けるなら、その希望を直接聞くほうが判断しやすくなります。
質問を追加する前に、次の点を書き出してください。
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その回答を誰が読むのか
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回答によって連絡の順番や内容をどう変えるのか
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回答がない場合は、誰がどのように補うのか
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送信時点で聞く必要があるのか、連絡後でも間に合うのか
回答を見ても営業の対応が変わらないなら、その項目は後から聞く候補です。反対に、相手に聞き直さなければ担当者を選べない情報は、フォームで取得する理由があります。
質問を増やすと、入力の負担が気になる場合
質問をすべての訪問者に一律で表示する必要があるかを考えます。問い合わせ内容によって必要な質問が異なるなら、条件ロジックが候補です。
条件ロジックでは、回答に応じて項目、テキスト、ステップを出し分けられます。利用にはMarketing HubまたはContent HubのProfessionalかEnterpriseが必要です。
例えば、個別相談を希望する回答があったときに、相談内容を詳しく聞く構成が考えられます。相談を希望していない相手にまで同じ質問への回答を求めず、回答を使う場面に合わせて表示します。
質問を内容ごとに分けて見せたい場合
複数ステップのフォームは、Starter・Professional・Enterpriseのいずれかで利用できます。連絡先と相談内容のように質問をまとまりごとに分け、進み具合を表示できます。
ただし、複数ステップにしても、訪問者が答える質問そのものが減るわけではありません。先に不要な質問を整理し、そのうえで質問の順序やまとまりを考えます。入力画面を分けることと、必要な情報を絞ることは別の作業です。
訪問者に聞かなくても分かる情報を記録したい場合
hidden field（隠し項目）は、訪問者に表示せず、送信時に値を設定する項目です。フォームや掲載ページの用途に応じた区分など、回答を求める必要がない値を記録する用途に向いています。
例えば、資料請求の区分を記録するために使うなら、フォームごとに設定する値と、その値を営業がどう使うかを整理します。訪問者の検討時期や相談の希望のように、本人に聞かなければ分からない内容を、隠し項目の値だけで判断しないでください。
項目を減らすかどうか迷う場合
変更前後で、送信数だけでなく、有効なリードの割合と商談になった割合を比べます。送信が増えても、営業が対応対象を判断できなくなれば、フォーム変更の効果を送信数だけでは評価できません。
反対に、質問を増やした結果、送信数が減っても、営業が必要な情報を得て商談に進む相手が増えるなら、その項目を残す理由があります。送信数と商談の結果を一緒に見て、自社の判断に必要な質問を残します。
フォームの利用目的は、どこまで具体的に書くべきか？
個人情報保護法第21条第2項では、本人から書面に記載された個人情報を直接取得する場合、原則として、あらかじめ本人に利用目的を明示することとされています。この書面には、Webフォームなどの電磁的記録も含まれます。
フォームでは、訪問者が送信前に利用目的を理解できるよう、フォームの近くに具体的な説明を置きます。「個人情報を適切に取り扱います」といった管理方針だけでなく、取得した情報を何に使うのかを伝えてください。
資料の案内だけでなく、営業から連絡する場合
資料請求後に営業担当者から連絡する運用なら、「資料請求への対応」に加えて、「営業担当者からの連絡」も利用目的として分かるように記載します。訪問者が資料の受け取りだけを想定しているのに、説明のない用途で連絡する運用は避けます。
記載内容は、実際の対応に合わせます。フォーム上の説明を整える担当者と、送信後に連絡する営業の認識が異なると、説明と対応内容にずれが生じるためです。
セミナーの案内と、その後の連絡がある場合
セミナーの申し込みでは、「セミナーの案内」など、本人が予測できる程度に具体的な利用目的を書きます。申し込み後に別の目的で連絡するなら、その利用目的も送信前に分かる形にします。
項目やワークフローを変更するときは、フォームの近くの説明も一緒に読み直してください。営業への引き継ぎを新たに始めるなど、取得後の使い方が変わったのに説明だけが以前のまま、という状態を防ぐためです。
フォームの送信通知は、誰に届くよう設定すべきか？
フォームの送信通知は、すべての製品と契約で利用できます。設定場所は、フォームの編集画面のSettings（設定）→ Submission settings（送信設定）です。
通知先には、コンタクトの所有者と、指定したユーザーやチームという異なる選択肢があります。「所有者に通知する設定」と「所有者を割り当てる処理」は別なので、通知先の設定だけで担当者が割り当てられると考えないようにしてください。
既存の担当者に知らせたい場合
「Notify contact owner（コンタクトの所有者に通知）」を使います。すでに所有者が設定されているコンタクトからの送信を、その所有者に知らせる設定です。
所有者が設定されていないコンタクトについては、所有者への通知は送られません。新規の問い合わせもこの設定だけで受け付けるなら、所有者がいないコンタクトからの送信を受け取る人を別に決めておく必要があります。
受付担当やチームに知らせたい場合
「Add users to notify（通知するユーザーを追加）」で、ユーザーやチームを選びます。所有者がいないコンタクトからの送信を受け付ける窓口や、送信内容を読んで振り分ける担当者に知らせたい場合の選択肢です。
複数の人へ通知する場合も、最初に対応する人は別途決めてください。通知の受け取り手が増えても、担当者の割り当てや送信者への連絡が済んだことにはなりません。
Step.1：フォーム側の通知先を設定する
Settings → Submission settingsで、「Notify contact owner」と「Add users to notify」の設定を見ます。既存の所有者への通知と、所有者が未割り当てのコンタクトからの送信の受け付けを分けて、必要な受け取り手を設定してください。
通知先を選んだ後は、その人が何をするのかも運用上のルールに残します。「内容を読む」「担当者を設定する」「送信者へ連絡する」のうち、どこまでを担うかが分かれば、通知を受けた後の判断を減らせます。
Step.2：受け取り手のユーザーと個人設定を調べる
通知を受け取る人は、有効なHubSpotユーザーである必要があります。そのうえで、各ユーザーのSettings（設定）→ Notifications（通知）で、フォーム送信の通知がオンになっているかを見ます。
フォーム側で通知先に指定されていても、個人の通知設定がオフなら、フォーム側の設定だけを変更しても通知が届かない問題は解消しません。設定担当者だけで作業を終えず、受け取り手にも自分の通知設定を見てもらいます。
Step.3：掲載ページ側の設定と公開状態を調べる
HubSpotのページでは、フォームのモジュールに、フォームの既定とは別の通知先を設定できます。この設定がある場合は、ページ側の通知先が優先されます。
同じフォームでも掲載ページによって通知先が異なるなら、該当ページを編集する画面でフォームのモジュールを見て、通知先を別にする設定がないかを調べます。フォーム側の設定を使うのか、ページごとの設定を残すのかを決め、変更後に送信を試してください。
フォームの通知設定を変えた場合は、フォームを公開し直します。送信を試したうえで、意図した担当者が通知を受け取れるかまで調べます。
フォーム送信後の処理は、どの順番で自動化すべきか？
担当者を新しく割り当ててから営業に知らせる場合は、フォームの送信をきっかけに、担当者の割り当て、ライフサイクルステージの更新、社内通知の順に処理を組みます。
特に、コンタクトの所有者に通知する処理は、割り当ての後に置きます。通知を先に実行すると、新しく割り当てる所有者には届きません。
フォーム内で送信後の処理を設定する場合
フォームの編集画面からは、simple workflow（シンプルなワークフロー）を作れます。送信後のメールや社内向けの処理をフォームに合わせて設定する方法です。
作成できるワークフローの数や設定できるアクション数は、契約によって異なります。
| 契約 | フォームのsimple workflowで設定できる範囲 |
|---|---|
| 無料のツール | 「送信の後にメールを送る」ワークフロー1つ、1アクションまで |
| Marketing Hub以外のStarter | 1フォームに1つ、3アクションまで |
| Marketing Hub Starter | 1フォームに1つ、10アクションまで |
| Marketing Hub Professional・Enterprise | 1フォームに複数、アクション数の上限なし |
アクションには、マーケティングメール、社内向けのメール、タスクやレコードの作成、コンタクトの割り当て、静的リスト、Webhookなどがあります。実際に設定する処理は、契約で使える範囲と、フォームの編集画面で選べる内容を照らし合わせて組み立てます。
Marketing Hubでワークフローから相手にメールを送るには、その相手がマーケティングコンタクトである必要があります。フォームを送信したことだけを理由に、メールの送信条件も満たしていると判断しないでください。
担当者の割り当てと営業への通知を組み合わせる場合
コンタクトのワークフローでは、特定のフォームの送信をワークフローへの登録のきっかけにして、担当者の割り当て、ライフサイクルステージの更新、社内向けの通知を設定できます。
処理を作る前に、フォームごとに次の内容をそろえます。
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対象とするフォーム
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担当者を割り当てる条件
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ライフサイクルステージを更新する条件
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通知を受け取る人
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通知後に行う対応と、その期限
ライフサイクルステージは、送信があったという理由だけで一律に更新せず、そのフォームの回答が自社で定義した段階の条件に合うかを見ます。資料請求と個別相談を同じ扱いにすると、営業が対応すべき相手を段階だけでは見分けにくくなるためです。
担当者の割り当て条件や詳しい設定は、HubSpotでリードの担当者を自動設定する方法｜ワークフローと連絡期限で扱っています。
同じコンタクトが再び送信する場合
フォームのsimple workflowでは、以前にワークフローに登録されたコンタクトも、フォームを送信するたびに再び登録されます。そのため、送信が一度だけであることを前提にメールやタスクを設定しないようにします。
例えば、資料請求後に問い合わせを送る相手や、同じ資料を改めて請求する相手について、営業が何を受け取るべきかを考えます。送信のたびに必要な案内と、対応済みかを見て判断したい処理を分けると、不要な連絡を避けるための検討がしやすくなります。
すでに所有者が設定されているコンタクトからも送信がある場合
新規の相手に担当者を割り当てるルールと、すでに担当者がいる相手の扱いを分けます。既存の担当者がいるのに、新規受付と同じ考え方で別の担当者へ渡すと、誰が連絡するのか分かりにくくなるためです。
ワークフローを公開する前に、未割り当ての相手と、所有者が設定済みの相手の両方について、処理後に誰が担当する想定なのかを書き出してください。割り当て方の詳細を検討する際は、先ほどの担当者設定の記事を参考にしてください。
通知が届かない・コンタクトが作られないときは、何を調べるべきか？
まず、「送信は受け付けられているが通知だけ届かない」のか、「期待したコンタクトを見つけられない」のかを分けます。通知先を直す作業と、送信がスパムとして扱われていないかを調べる作業は別だからです。
調べる際は、送信に使ったフォーム、掲載ページ、メールアドレス、送信日時をそろえます。調べる対象の送信を絞ると、別のフォームや別のコンタクトを見て判断する行き違いを防げます。
Step.1：コンタクトを探し、送信の記録を見る
送信に使ったメールアドレスでコンタクトを探します。すでに登録されているメールアドレスで送信を試した場合は、新規コンタクトが増えたかどうかだけで成否を判断しないでください。
コンタクトが見つかったら、Recent conversion（最近送信したフォーム）とその日付、Number of form submissions（フォーム送信回数）を見ます。対象の送信が記録されているなら、次は通知設定を調べます。
Step.2：所有者と通知先を調べる
コンタクトの所有者を見て、フォームのSettings → Submission settingsにある通知設定と照らし合わせます。「Notify contact owner」だけがオンで、所有者が設定されていないなら、所有者への通知は送られません。
この場合は、受付担当を「Add users to notify」に設定するのか、ワークフローで担当者を割り当ててから通知するのかを選びます。通知を届けたい相手と、その相手に担当を割り当てるタイミングをそろえてください。
Step.3：受け取り手の状態と個人の通知設定を調べる
通知先に指定された人が有効なHubSpotユーザーかを見ます。非アクティブなユーザーを通知先として残している場合は、現在の受付担当へ変更します。
有効なユーザーであれば、その人のSettings → Notificationsでフォーム送信の通知がオンかを調べます。同じフォームの通知を受け取れている人と受け取れていない人がいる場合は、それぞれの個人設定を見てください。
Step.4：ページ側の通知先の上書き設定とフォームの公開状態を調べる
フォーム側の通知先に問題がなければ、送信に使ったHubSpotページのフォームのモジュールを見ます。ページ側で別の通知先を設定している場合は、その設定が優先されます。
通知先を修正した後は、フォームの設定を変更した場合の再公開も済ませてから、同じ掲載ページで送信を試します。別のページで送信を試しただけでは、問題があったページ側の設定まで調べたことにはなりません。
コンタクトが見つからない場合
フォームの送信のうち、スパムと判定された送信の一覧を見て、対象のメールアドレスや送信日時に該当する記録を探します。スパムと判定された送信では、CRMのレコードは作成されません。
あわせて、フォームのスパム対策として設定しているreCAPTCHAや、フリーメールのドメインをブロックする設定を見ます。フリーメールの利用を受け付ける方針なのか、業務用メールアドレスだけを受け付ける方針なのかを、フォームの案内とそろえてください。
営業から「問い合わせが見つからない」と連絡があったときも、すぐに通知先を変更するのではなく、まず対象の送信がCRMに記録されているかを調べます。レコードが作成されていない場合は、通知先を変えるだけでは問題は解消しません。
フォーム送信後の対応状況と成果は、何を使って把握すべきか？
フォームの評価は、送信を受け付けた段階と、その後に営業が対応した段階を分けて行います。送信数だけでは、営業が連絡できたか、商談に進んだかまでは分からないためです。
コンタクトの送信履歴を追うときは、次のプロパティを使います。
| プロパティ | 分かること | 使う際の注意点 |
|---|---|---|
| First conversion | 最初に送信したフォームとその日付 | 最初の接点を調べるために使う |
| Recent conversion | 最近送信したフォームとその日付 | 後の送信で値が変わる |
| Number of form submissions | フォームを送信した回数 | 回数だけで営業への相談意欲を判断しない |
特定のフォームから営業へ渡す処理を作る場合
ワークフローへの登録のきっかけには、対象フォームの送信そのものを使います。Recent conversionの値だけで特定フォームへの送信を判定すると、その後の送信によって値が変わってしまうためです。
First conversionは最初の接点、Recent conversionは最近の接点を調べる情報として使い、特定の送信をきっかけに処理を始める設定とは区別します。履歴を読むための項目と、自動処理を始める条件を同じものとして扱わないようにしてください。
通知は届いているが、営業が連絡していない場合
対象のコンタクトで、所有者とライフサイクルステージを見ます。そのうえで、社内で決めた連絡期限と対応記録を照らし合わせ、担当者が設定されていないのか、設定済みでも連絡していないのかを分けます。
所有者がいないなら割り当て方を、所有者がいても対応されていないなら通知後の役割や期限を検討します。フォームの項目を増やす前に、営業が対応を始めるための条件がそろっているかを見てください。
件数や体制に応じた原因の切り分け方は、HubSpotを使っているのにリードが営業に渡らないのはなぜか｜件数と体制で見分けるで整理しています。
項目を変更した効果を見たい場合
フォームごとに、送信数、有効なリードの割合、商談になった割合を比べます。どのようなリードを有効とするかは、マーケティングと営業で基準をそろえておきます。判断基準が異なるままでは、項目を変更した効果も読み取りにくくなるためです。
営業が連絡できなかった相手と、連絡した結果、対象ではないと分かった相手も分けます。前者は引き継ぎや対応の課題、後者は流入や質問内容を検討する材料になり、フォームで直すべき箇所が異なります。
ライフサイクルステージを使った測定は、HubSpotのライフサイクルステージで商談まで測る｜リードが次の段階に進まない原因とは？を参照してください。
フォーム作成と営業への引き継ぎを別々に点検する場合
弊社がBtoB企業でマーケティング・営業に関わる480名を対象に実施した「MA活用実態調査（第0回）」では、MAを導入している担当者134名のうち、フォーム・LP作成を運用できているのは32.1％、営業への通知・トスアップを運用できているのは61.2％でした。
出典：株式会社Sells up「MA活用実態調査（第0回）」。調査主体：株式会社Sells up／調査ツール：Surveroid（2026年9月、回答者480名）。
フォームを作成する作業と、営業への通知・引き継ぎは、分けて点検してください。公開済みのフォームがあっても、所有者がいないコンタクトからの送信を受け取る人や、通知後の対応が決められているとは限りません。
HubSpotのデータから、今日連絡すべきリードを決めるには
LisCoreは、MAに蓄積されたデータを毎日解析し、その日にトスアップする相手を一覧にする自社開発のツールです。2026年11月2日からβ版を提供し、HubSpot Marketing Hubをお使いの企業さまを対象に10社限定で募集しています（募集は2027年3月末まで）。
デモを申し込む →まとめ
これからフォームを作成する場合
フォームの種類ごとに、誰が何をいつまでに行うかを先に決めます。その対応に必要な項目を選び、送信前に利用目的が分かるように記載してから、通知と送信後の処理を設定します。
公開済みフォームで受けた問い合わせが営業に届かない場合
まず対象の送信が記録されているかを見て、所有者、通知先、ユーザーが有効かどうか、個人の通知設定、ページ側の上書き設定、再公開の有無の順に調べます。担当者を新しく割り当てる運用では、割り当て、ライフサイクルステージの更新、通知の順に処理を置きます。
項目の数は、送信数だけで判断せず、有効なリードの割合と商談の結果で調整してください。営業に渡した後の連絡方法は、HubSpotシーケンスの使い方｜営業に渡したリードへの追客の進め方も参考になります。
よくある質問
同じフォームを別のページに置いたら、通知先も同じになるのか？
フォーム側の通知設定だけで判断せず、各ページのフォームのモジュールも見てください。HubSpotのページで別の通知先を設定している場合は、ページ側が優先されます。
ページごとに受付担当が異なるなら、その違いを一覧に残します。同じ受付担当にそろえたいなら、ページ側に別の設定が残っていないかを調べます。
フォーム通知とワークフローの社内通知は、両方残すべきか？
それぞれの通知に別の役割があるかで判断します。受付担当への即時通知と、担当者を割り当てた後の営業への通知を分けるなら、両方を使う理由があります。
同じ人に同じ目的で送るだけなら、どちらの通知を受けて対応するのかを整理してください。通知の数ではなく、受け取り手が次の行動を判断できるかを基準にします。
無料で始めるなら、営業への引き継ぎは手作業にすべきか？
フォームの送信通知は無料のツールでも使えます。一方、無料のsimple workflowは「送信の後にメールを送る」ワークフロー1つ・1アクションに限られるため、担当者の割り当てなども含めて自動化できるとは考えないでください。
まずは受付担当への通知と、手作業で行う割り当て・連絡の役割を定めます。自動処理を追加する場合は、必要なアクションと契約で使える範囲を照らし合わせます。
会社のメールアドレスを持たない相手も受け付けたい場合は、どう考えるべきか？
フリーメールのドメインをブロックする設定を使うかは、自社が受け付けたい相手に合わせて判断します。業務用メールアドレスを使わない相手も対応対象に含めるなら、一律にブロックすることが受付方針に合うかを検討してください。
メールアドレスの種類だけで営業の対応対象を判断せず、フォームで得た相談内容など、対応に必要な情報もあわせて見ます。
プログレッシブフィールドを使っているフォームは、新しいエディタで作り直すべきか？
プログレッシブフィールドは旧エディタだけの機能で、新しいエディタでは使えません。新規作成は新しいエディタが推奨されていますが、既存フォームは、取得済み情報に応じた質問をどう扱うか検討してから作り直します。
条件ロジックは回答に応じた出し分け、複数ステップは質問を段階に分ける機能です。プログレッシブフィールドと同じ用途で使えると考えず、必要な質問の出し方を整理してください。
資料請求の後に営業が電話するなら、利用目的には何を書くべきか？
資料請求への対応に加えて、営業担当者からの連絡も利用目的に含まれることが、送信前に分かるように書きます。取得後の使い方を本人が予測できる程度に具体的にし、フォームの近くで読める形にしてください。
本人からWebフォームなどの電磁的記録を通じて直接個人情報を取得する場合は、原則として、あらかじめ利用目的を明示する必要があります。資料の案内だけを説明し、実際には営業からの連絡にも使うというずれを避けます。
