HubSpotでリードの担当者を自動で割り当てるには、問い合わせやMQLなど、営業に渡す条件を満たしたコンタクトをワークフローに登録し、既存の担当者を優先したうえで担当者を設定します。Sales Hub・Service Hub の Professional・Enterprise ではローテーションを使えますが、Marketing Hub Professional だけの場合は、分岐と［レコードを編集］で割り当てます。担当者の設定で終わらせず、連絡の期限、未対応時の通知先、営業から結果を返す方法までそろえると、担当者が付かないリードと、担当者は付いても連絡されないリードを分けて扱えます。
HubSpotの担当者割り当てには、どの機能を使うべきか？
フォーム送信後のコンタクトに担当者を付ける方法と、Sales Hub のリードオブジェクトに担当者を付ける方法は、分けて考える必要があります。まず、営業が普段どちらのレコードで対応相手を管理しているかを見てください。担当者を設定する先が違うと、自動化したつもりでも営業が使う画面には担当者が反映されません。
コンタクトを中心に管理している場合
コンタクトの担当者は、「コンタクト担当者」プロパティーで管理します。フォームやMQLをきっかけに営業へ渡すなら、コンタクトベースのワークフローでこのプロパティーにユーザーを設定する方法が基本です。
| アクション | できること | 使えるプラン |
|---|---|---|
| レコードを担当者にローテーション | 選んだチーム内、または指定したユーザー間で、登録されたレコードを均等に割り当てる | Sales Hub・Service Hub の Professional・Enterprise |
| レコードを編集 | コンタクト担当者のプロパティーに、特定のユーザーを設定する | ワークフローを使えるプラン |
| タスクを作成 | 担当者が連絡するためのタスクを作る | ワークフローを使えるプラン |
| アプリ内通知・社内向けのEメール通知 | 指定したユーザー・チーム・担当者などに知らせる | ワークフローを使えるプラン |
ワークフローは、Marketing Hub・Sales Hub・Service Hub・Data Hub の Professional・Enterprise で使えます。ただし、ワークフローを使えることと、ローテーションを使えることは別です。
［レコードを担当者にローテーション］の対象は、有効で有料のシートを持つユーザーに限られます。設定前に、割り当てたい営業担当者が対象になるかを調べてください。チーム名を選んでも、割り当て可能なユーザーがいなければ担当者は設定されません。
Marketing Hub Professional だけを使っている場合
Marketing Hub Professional だけでは、［レコードを担当者にローテーション］は使えません。地域・製品・会社の規模などで分岐し、各経路の［レコードを編集］で特定のユーザーを設定します。
この方法では、均等配分ではなく担当範囲に沿って割り当てます。件数の偏りがあっても、それが設定ミスとは限りません。地域ごとの問い合わせ件数が違えば、担当者ごとの割り当て件数にも差が出ます。担当範囲と対応できる量の両方を見て、分岐条件を調整してください。
Sales Hub のリードオブジェクトを使っている場合
リードオブジェクトの「リード担当者」は、コンタクト担当者とは別の項目です。既定ではコンタクト・会社の担当者とは別に割り当てられ、設定によって同期できます。
営業が営業ワークスペースでリードを扱っているなら、コンタクト担当者だけでなく、リード担当者も見てください。リードは担当者が付かないと営業ワークスペースに表示されないため、「コンタクトには担当者がいるのに、営業の対応対象として表示されない」という状態になります。
自動で割り当てる前に、営業と何を決めるべきか？
先にそろえるのは、営業に渡す対象、担当者を選ぶ順序、連絡の期限、結果の返し方です。設定項目から考え始めると、「担当者は付いたが、営業は対応対象だと思っていなかった」という行き違いを残してしまいます。
資料請求と問い合わせのフォームをまとめて管理している場合
すべてのフォーム送信を割り当て対象にするのではなく、営業が対応する条件を分けます。資料のダウンロード、問い合わせ、デモの申し込みでは、相手が求めている対応が違うためです。
まず、対象フォームと現在のMQL条件を並べ、次のように整理してください。
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問い合わせ・デモの申し込み：内容を見て営業が連絡する対象
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資料のダウンロード：ダウンロード時のフォーム送信だけで営業に渡すのか、別の条件を満たすまで待つのかを決める対象
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スコアやライフサイクルステージによるMQL：営業が連絡する理由を説明できる対象
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営業対応の対象外とする送信：割り当て用ワークフローに登録しない対象
資料請求を一律に除く必要はありません。資料の内容や営業の役割によって、資料請求をきっかけに連絡する運用も考えられます。ただし、営業に渡すなら「フォームを送ったから」ではなく、どのような関心を持つ相手として渡すのかを決めます。
MQL条件が曖昧な場合は、割り当ての設定より先に条件を整理してください。スコアの設定については、HubSpotのリードスコアリングの設定方法で説明しています。
既存の取引先と新規の会社が混在している場合
割り当てる際は、既存の担当関係を先に見てから、新規の配分方法を適用します。会社の担当者がいるのに先にローテーションで割り当てると、同じ会社へ別の営業が連絡するおそれがあります。
基本の順序は次のとおりです。
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コンタクトに既存の担当者がいるかを見る
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関連付けられた会社に担当者がいるかを見る
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地域・製品などの担当範囲に当てはめる
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それでも担当者を選べない場合に、ローテーションや受付責任者への割り当てを使う
コンタクトと会社の担当者が異なる場合は、機械的に会社の担当者へ上書きせず、営業側でどちらを優先するか決めておきます。過去の担当関係や進行中の対応を、自動割り当てだけでは判断できないためです。
インサイドセールスとフィールドセールスのどちらが受けるかも、この段階で決めておいてください。役割の分け方は、インサイドセールスとフィールドセールスの違い｜どの状態のリードを渡すかの決め方を参照できます。
通知は送っているのに連絡されない場合
通知を追加する前に、通知を受けた営業が何をすれば対応完了になるのかを決めます。「目を通した」「タスクを完了した」「相手に連絡した」は、それぞれ別の状態だからです。
最低限、次の項目について営業と認識をそろえてください。
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何を起点に連絡の期限を数えるか
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問い合わせとMQLで期限を分けるか
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電話がつながらなくても、連絡を試みた記録があれば初回対応とするか
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期限を過ぎたら誰が対応を引き取るか
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連絡後に、相手と話せたか、商談の対象になるか、営業対応を続けるかをどこに記録するか
例えば、問い合わせは割り当てから24時間以内、MQLは48時間以内という時間は、社内で採用する期限の例です。営業日で数えるのか、経過時間で数えるのかもそろえる必要があります。［期間を設定］で24時間待つ設定と、翌営業日までに対応する運用は同じではありません。
弊社がBtoB企業でマーケティング・営業に関わる480名を対象に実施した「MA活用実態調査（第0回）」では、MAを導入している企業の担当者134名のうち、MAが商談・売上に貢献していると答えた担当者（42名）で「マーケティングと営業がスムーズに連携している」と答えた割合は78.6％、そうでない担当者（92名）では6.5％でした。一方、「営業への通知・トスアップ」の機能を使っている割合は61.9％と60.9％で、ほとんど差がありませんでした。
この結果は関連を示すものであり、因果関係を示すものではありません。通知機能の利用だけで、連絡や商談化まで評価するのは難しいと分かります。通知後の期限と結果の返し方を、割り当ての設定と一緒に決めておく必要があります。
出典：株式会社Sells up「MA活用実態調査（第0回）」。調査主体：株式会社Sells up／調査ツール：Surveroid（2026年9月、回答者480名）。
HubSpotのワークフローでは、どの順序で担当者を割り当てるべきか？
問い合わせとMQLを営業に渡す場合は、「対象を絞る、既存の担当関係を見る、新規に割り当てる、タスクと通知を作る」の順に設定します。最初からローテーションを設定するのではなく、ローテーションで割り当てるべきコンタクトだけを対象にする考え方です。
Step.1：問い合わせとMQLを登録条件にする
［自動化］＞［ワークフロー］でコンタクトベースのワークフローを作り、営業に渡す条件を登録条件として設定します。
問い合わせとMQLの両方を対象にするなら、問い合わせフォームの送信と、ライフサイクルステージがMQLである条件をORで組み合わせます。資料請求を対象に含める場合は、営業と決めた追加条件も入れてください。すべてのフォーム送信を入口にすると、営業対応の対象外まで割り当てられます。
問い合わせとMQLで連絡期限や受付先が違う場合は、登録後に分岐を置くか、ワークフローを分けます。担当者が通知を開いたとき、なぜ渡されたのか、いつまでに連絡するのかを読み取れる形にするためです。
また、ワークフローの登録条件にある［再登録］タブを見てください。既定では、レコードは初めて条件に当てはまったときだけ登録されます。
再度の問い合わせも扱うなら、再登録を許可し、問い合わせフォームの送信を再登録の条件に選びます。この場合、再登録の目的は「担当者を変更すること」ではなく、「新しい問い合わせとして対応を依頼すること」だと区別して考えます。
Step.2：既存のコンタクト担当者と会社担当者で分岐する
最初の分岐で、コンタクト担当者が入っているかを見ます。すでに入っている場合は、担当者を変更せず、タスクと通知の経路へ進めます。
コンタクト担当者が空の場合は、関連付けられた会社の担当者を見ます。会社に担当者がいれば、［レコードを編集］でその値をコンタクト担当者にコピーします。会社の担当者をローテーションより先に使うことで、既存の取引先を別の営業へ渡すことを避けられます。
会社との関連付け自体がない場合や、どの会社の担当者を使うか判断できない場合は、受付責任者へ知らせる経路を用意してください。会社情報が曖昧なまま新規扱いで配分すると、既存の担当関係を見落とすためです。
この段階では、担当者を維持する経路、会社担当者に合わせる経路、新規に割り当てる経路を分けます。担当者がいるコンタクトまで、新規配分の経路に含めないようにします。
Step.3：契約プランに合わせて新規の担当者を設定する
Sales Hub・Service Hub の Professional・Enterprise を使っている場合は、［レコードを担当者にローテーション］を置きます。
設定画面では、次の項目を見てください。
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割り当て先のプロパティーが「コンタクト担当者」になっているか
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対象のチームまたはユーザーが営業の担当範囲に合っているか
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対象ユーザーが有効で有料のシートを持っているか
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「既存の担当者がいる場合は上書きする」がオフになっているか
ローテーションでは、標準の担当者プロパティーのほか、ユーザー型のカスタムプロパティーも選べます。別のユーザー項目に値が入っていても、コンタクト担当者を設定したことにはならないため、対象プロパティーを見てください。
Marketing Hub Professional だけの場合は、地域・製品などで分岐し、それぞれの［レコードを編集］でコンタクト担当者にユーザーを設定します。どの条件にも当てはまらない経路でも、受付責任者などを担当者に設定します。地域が空欄、製品が未選択といった入力不足があっても、担当者がいないまま残さないためです。
Step.4：担当者が設定されたことを確かめてからタスクと通知を作る
割り当てアクションの後に、コンタクト担当者が入っているかを見る分岐を置きます。ローテーションを実行しても、割り当て可能なユーザーがいなければ担当者は入りません。
担当者が空の経路では、責任者へ社内向けのEメール通知を送り、対象コンタクトの担当者を設定してもらいます。担当者が入っている経路では、［タスクを作成］を置き、担当者と連絡期限を設定します。
タスクには、営業が次の行動を選べる情報を残してください。
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問い合わせなのか、MQLなのか
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問い合わせ内容、またはMQLになった理由
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連絡の期限
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連絡後に残す内容
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対応対象外と判断した場合の返却先
「新規リードに連絡」だけでは、営業はコンタクトを開いて渡された理由を探すことになります。連絡の目的まで分かるタスクにすると、営業が対応対象かどうかを判断しやすくなります。
通知のアクションは、割り当てを行い、担当者の有無を調べた後に置きます。［アプリ内通知を送信］では、指定したチームやユーザーに通知を送り、HubSpotの通知センターとアプリに表示できます。社内向けのEメール通知は、特定のユーザー・チーム・担当者へ送れます。
Step.5：テスト対象に絞って一連の処理を試す
本番の問い合わせを対象にする前に、テスト用フォームなどに登録対象を絞った状態でワークフローをオンにし、フォーム送信からタスク作成まで試します。フォーム送信だけでは、停止中のワークフローによる割り当ては試せません。
テストでは、少なくとも次のケースを分けてください。
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コンタクトにも会社にも担当者がいない
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コンタクトに担当者がいる
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コンタクト担当者は空で、会社に担当者がいる
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地域・製品などの分岐条件に当てはまらない
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一度登録されたコンタクトが再度問い合わせる
コンタクトのレコードでは「コンタクト担当者」と「担当者の割り当て日」を見ます。続いて、作られたタスクの担当者・期日・本文、通知の宛先を見てください。想定と異なる場合は、そのケースが通った分岐と担当者を設定するアクションを調べ、条件を直して再度試します。
本番用の登録条件に切り替えるときは、すでに条件に当てはまるコンタクトを登録するかも判断します。既存のMQLをまとめて登録すると、新しい問い合わせへの対応と過去リードの整理が同時に発生します。営業が受けられる範囲を決め、過去リードは別に扱うほうが整理しやすくなります。
担当者に通知した後、期限までに連絡したかをどう見るべきか？
通知が届いたことと、営業が連絡したことは別です。割り当て後に［期間を設定］の遅延と分岐を置き、連絡記録がないコンタクトを責任者へ知らせます。
ただし、判定の起点には注意が必要です。新規に担当者を付けた場合と、既存の担当者へ再度問い合わせを渡した場合では、「担当者の割り当て日」の意味が違います。
今回、新しく担当者を付けた場合
タスクと通知の後に［期間を設定］を置き、社内で決めた連絡期限まで待ちます。例えば、割り当てから24時間を期限とする運用なら、24時間の遅延を設定する形です。
その後の分岐では、最終連絡日が空か、担当者の割り当て日より前かを見ます。該当する場合は、今回の割り当て後に連絡した記録がない対象として扱い、担当者と責任者へ知らせます。
責任者への通知には、対象コンタクト、現在の担当者、連絡期限、次に判断してほしい内容を入れます。「未対応です」だけでは、責任者も担当者への催促なのか、担当変更なのかを判断しにくいためです。
また、期限内の対応を評価するなら、割り当て後に記録があるかだけでなく、連絡日時が期限内かも見ます。期限を過ぎてから連絡した対象を、期限内に対応した対象と混ぜないためです。
既存の担当者へ再度問い合わせを渡した場合
「担当者の割り当て日」は、担当者が最後に割り当てられた日時です。担当者を変えずに新しい問い合わせを渡した場合、今回の問い合わせを渡した日時にはなりません。
そのため、既存担当者への再通知後に連絡があったかを、担当者の割り当て日だけで判定しないでください。過去に一度連絡していれば、新しい問い合わせに未対応でも「割り当て後に連絡済み」と判定されるおそれがあります。
この経路では、今回の問い合わせや営業への引き渡しを起点に期限を管理します。自動判定に使う日時項目をそろえるまでは、今回作成したタスクの期日と、その問い合わせ後の連絡記録を責任者が照合する方法で対応してください。新規割り当てと再問い合わせを同じ日付で判定しないことが目的です。
メモやタスク完了を連絡として数えている場合
連絡の有無を見る項目には、基本的に「最終連絡日」を使います。「最終アクティビティー日」には、相手への連絡以外も含まれるためです。
| プロパティー | 記録される活動・日時 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 最終連絡日 | 通話・転送されていない1対1のEメール・ミーティング・チャット・手入力のLinkedIn／SMS／WhatsAppのメッセージ | 相手への連絡が記録されたかを見る |
| 最終アクティビティー日 | メモ・通話・記録された営業のEメール・ミーティング・メッセージ・チャット・完了したタスクなど | レコードに活動の記録があるかを見る |
| 担当者の割り当て日 | 担当者が最後に割り当てられた日時。HubSpotが自動で入れる | 今回新しく担当者を付けた場合に、割り当てから連絡までの時間を見る |
営業がメモを書いたりタスクを完了したりしただけで、相手への連絡が済んだとは限りません。タスク完了を対応完了の条件にする場合も、連絡記録と対応結果を残してから完了する運用にそろえます。
一方、最終連絡日が入っていても、相手と会話できたことや商談対象になったことまでは分かりません。「連絡を試みた」「相手と話せた」「営業対応を続ける」を分けて記録すると、マーケティング側も次の対応を選べます。
責任者が複数の担当者を管理している場合
個別通知に加えて、コンタクト一覧に未対応候補の保存ビューを作ります。責任者が通知を探し直さなくても、対応待ちの対象をまとめて見られるようにするためです。
新規に担当者を付けた対象なら、次の条件を組み合わせます。
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コンタクト担当者が入っている
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担当者の割り当て日から、社内で定めた連絡期限を過ぎている
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最終連絡日が空、または担当者の割り当て日より前
一覧には、コンタクト担当者、担当者の割り当て日、最終連絡日を表示します。責任者は各レコードのタスクと連絡記録を見て、連絡の催促、担当変更、営業対応の対象外への変更のいずれかを判断します。
特定の担当者に未対応のコンタクトが集中する場合は、通知を増やす前に、割り当て件数とその担当者が対応中のコンタクトを見てください。コンタクトを均等に割り当てるローテーションは、担当者ごとの負荷に応じて配分する方法とは異なります。
連絡する順番の考え方は、HubSpotの行動の記録から、今週連絡する相手を見つけるにはで説明しています。
Sales Hub のリードオブジェクトを使う場合、何を変えるべきか？
Sales Hub Professional・Enterprise でリードオブジェクトを使う場合は、コンタクトの管理と営業の対応管理を分けられます。その分、どちらの担当者を基準にするか、どの時点でリードを作るかをそろえる必要があります。
コンタクト担当者とリード担当者をそろえたい場合
リードの担当者は、既定ではコンタクト・会社の担当者とは別に割り当てられます。同じ担当者にそろえる運用なら、リードの設定で担当者の同期を使います。
設定後は、コンタクトだけでなく、関連付けられたリードの担当者も見てください。コンタクトに担当者が入っていても、リードに担当者がいなければ、リードは営業ワークスペースに表示されません。
反対に、コンタクト担当者は取引先を継続して受け持つ営業、リード担当者は今回の初回対応を担うインサイドセールス、という役割分担なら、同じ担当者へそろえることが目的ではありません。誰が今回の連絡責任を持つのかを、リード側で明らかにします。
MQLになった時点でリードを作りたい場合
ワークフローの［レコードを作成］でリードを作れるのは、コンタクトベースまたは会社ベースのワークフローで、Sales Hub Professional・Enterprise が必要です。
MQLを営業へ渡す運用なら、営業に渡す条件を満たした後にリードを作り、対象のコンタクトまたは会社に関連付けます。フォーム送信のたびに作るのではなく、営業が新たな対応対象として受ける場面に絞ります。同じ相手への対応を重ねないためです。
すでに未完了のリードがある場合は、新しいリードを作る前に、既存のリードで対応を続けるかどうかを判断してください。再問い合わせだからといって、担当者も対応対象も新しく増やす必要があるとは限りません。
担当者の負荷も考えて割り当てたい場合
リードのワークフローでローテーションする場合は、均等配分のほか、負荷に応じた割り当て・順番・ランダムといった追加の方法を選べます。
コンタクトのワークフローで使う均等ローテーションと、リードのワークフローで選べる方法を混同しないようにしてください。コンタクトを担当者間で均等に配分することと、営業が抱えるリードの負荷を考えて配分することは、別の判断です。
負荷に応じた方法を使う場合も、既存の会社担当者を優先するか、今回の初回対応担当を別に置くかは先に決めます。割り当て方法を変えるだけでは、取引先の担当関係までは整理されません。
初回連絡後の進み具合まで見たい場合
リードの標準ステージには、新規（New）・試行中（Attempting）・接続済み（Connected）・適格（Qualified）・不適格（Disqualified）があります。日本語の表示名は、利用中の画面で見てください。
社内では、どの対応をしたらどのステージとして扱うかをそろえます。電話をかけたがつながらなかった対象と、会話して商談対象と判断した対象を同じ扱いにしないためです。
割り当て後も新規のまま残るリードは、未対応候補として調べます。ただし、ステージが変わっていないだけで未連絡と断定せず、タスクと連絡記録も見てください。連絡した後にステージの更新だけが抜けている場合は、担当変更よりも記録方法の整理が必要です。
リードを営業へ渡す過程の整理には、HubSpotを使っているのにリードが営業に渡らないのはなぜかも役立ちます。
担当者の割り当てを自動化せず、手作業を残すべきなのはどのような場合なのか？
保有するコンタクトが多くても、営業へ渡す件数が少なければ、複雑な割り当てワークフローは必要ない場合があります。判断の基準はデータベース全体の件数ではなく、営業が受ける件数、担当範囲、受付から連絡までにかかっている時間です。
営業に渡す件数が少なく、受付責任者が対応状況を把握できる場合
例えば、営業に渡す対象が週に数件で、対応する営業が1〜2人という体制なら、責任者が一覧を見て手で担当者を設定する方法もあります。これは件数と体制の例であり、手作業にするかは、受け付けた対象を期限内に処理できているかで判断します。
手作業を残す場合も、営業に渡す条件と連絡期限は文書にしておきます。担当者を設定する方法が手動でも、対応責任まで曖昧にしてよいわけではありません。
フォーム送信を知らせる通知だけを自動化し、責任者が担当者を設定した後に連絡タスクを作る、といった段階的な運用も考えられます。手作業で判断したい部分と、定型処理として任せたい部分を分けてください。
担当範囲の例外が多い場合
地域だけでは担当を選べず、製品や既存の取引関係も見なければならない場合は、最初からすべての例外を分岐に入れない方法もあります。
判断できる対象だけ自動で割り当て、判断できない対象は受付責任者に判断を任せます。無理に担当者を設定して後で変更するより、営業が連絡する前に担当関係を整理できます。
受付責任者が判断した理由は、次の条件整理に使える形で残してください。同じ理由で手作業の振り分けが続くなら、その条件を分岐に追加するか、会社情報を整えるかを検討できます。
営業へ渡す条件自体がそろっていない場合
営業が「このMQLには連絡しない」と判断することが多いなら、先にMQL条件と返却理由を見ます。均等配分を導入しても、営業がリードを受け取る条件に納得していなければ、連絡にはつながりません。
対応しなかった理由を、対象企業ではない、情報が足りない、すでに別の担当者が対応中などに分けて整理してください。割り当て方法の問題なのか、営業に渡す条件の問題なのかを分けて直せます。
HubSpotのデータから、今日連絡すべきリードを決めるには
LisCoreは、MAに蓄積されたデータを毎日解析し、その日にトスアップする相手を一覧にする自社開発のツールです。2026年11月2日からβ版を提供し、HubSpot Marketing Hubをお使いの企業さまを対象に10社限定で募集しています（募集は2027年3月末まで）。
デモを申し込む →まとめ
HubSpotのリード割り当ては、担当者を設定するアクションだけでなく、その前後まで含めて考えます。
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問い合わせやMQLなど、営業に渡す条件を満たした対象だけを登録する
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既存のコンタクト担当者と会社担当者を見てから、新規に割り当てる
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Marketing Hub Professional だけなら、分岐と［レコードを編集］を使う
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割り当て後は担当者の有無を見て、期限付きのタスクと通知を作る
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［期間を設定］と分岐で連絡記録を調べ、未対応なら責任者へ知らせる
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再問い合わせでは、過去の担当者割り当て日を今回の受付日時として扱わない
通知が届いたかに加え、誰がいつまでに連絡し、結果をどこに記録したかまで追えるようにすると、担当者がいないリードと連絡されていないリードを区別して対応できます。
よくある質問
過去のMQLにも担当者を付けたい場合、今の問い合わせと一緒に処理すべきか？
過去のMQLは、現在の問い合わせと分けて対象を選ぶほうが扱いやすくなります。すでに営業が対応済みの対象や、今は連絡対象ではないコンタクトが含まれるためです。
コンタクト一覧で担当者、最終連絡日、過去の対応内容を見てから、営業が受けられる対象を選びます。担当者を付ける作業と、新たな連絡を依頼する作業は分けてください。
複数の会社が関連付けられているコンタクトは、誰に渡すべきか？
自動で会社担当者をコピーする前に、どの会社との関係に基づく問い合わせなのかを調べます。関連付けられた会社の担当者が異なる場合、会社が関連付けられているだけでは割り当て先を選べません。
問い合わせ内容と関連付けられた会社を受付責任者が見て、今回の担当者を選ぶ経路を設けます。そのような判断が多く発生するなら、営業に渡す前に会社との関連付けを整える手順を設けてください。
長期間休む担当者がいるときは、ローテーションから外すべきか？
休みの間に新規対応を受けられないなら、対象チームや指定ユーザーを調べ、割り当て対象を調整します。連絡期限を守れないと分かっている担当者へ、新規の対象を渡さないためです。
ただし、対象から外すことと、すでに担当しているコンタクトの引き継ぎは別です。既存の未対応タスクと問い合わせも見て、誰が代わりに連絡するかを決めてください。
電話はしているのに未対応の通知が出る場合、何を見るべきか？
まず、対象コンタクトに通話が記録されているか、最終連絡日がいつになっているかを見ます。次に、通知の判定に使った起点が、今回の問い合わせや割り当てに合っているかを調べます。
連絡記録の不足なら記録方法を直し、起点の不一致なら分岐条件を直します。未対応通知を止めるためだけに、判定項目を最終アクティビティー日へ変更するのは避けてください。
営業が対象外だと判断したリードは、担当者を空に戻すべきか？
対象外という判断と、担当者を外す判断は分けます。担当者だけを空にすると、誰がどの理由で対象外としたのかを追いにくくなるためです。
対象外の理由と、再び営業へ渡す条件を記録してください。リードオブジェクトを使う場合は不適格などのステージを使い、コンタクトや会社の担当関係を残すかどうかは別に判断します。
別々のワークフローが同じコンタクトの担当者を変更している場合、どう整理すべきか？
該当ワークフローの［レコードを編集］と［レコードを担当者にローテーション］を見て、同じ担当者プロパティーを変更する条件を洗い出します。フォーム送信時、MQLになったとき、再問い合わせ時などに、同じコンタクトが複数のワークフローの対象になっていないかを調べてください。
そのうえで、新規の担当者設定をどのワークフローに任せるかを決め、他のワークフローは既存担当者へのタスク作成・通知を中心に整理します。既存担当者を上書きする処理は、担当変更が必要な条件に絞ります。
